Análise e propostas para redução de custos e otimização da infraestrutura.
Cenário Atual
4 usuários ativos em home office.
Uso de Windows 10 e Office 365 (licenças da parceria expiraram).
1 servidor com Windows Server 2019 e SQL Server 2019.
Aplicação própria que alimenta o site e depende do servidor.
Serviço de e-mail inativo após o fim da parceria com a Microsoft.
Estimativa de Custos Anuais
A tabela abaixo compara o custo anual de três cenários diferentes para a solução de e-mail e Office. Todos os cenários consideram a necessidade de 4 usuários.
Componente
Cenário 1: Plesk + M365
Cenário 2: Zoho Mail + M365
Cenário 3: Google Workspace
Hospedagem de E-mail
R$ 500,00 (anual)
R$ 288,00 (R$6/mês x 4 usuários x 12 meses)
R$ 1.824,00 (R$38/mês x 4 usuários x 12 meses)
Licenças de Office
R$ 1.728,00 (M365 Basic: R$36/mês x 4 usuários x 12 meses)
R$ 1.728,00 (M365 Basic: R$36/mês x 4 usuários x 12 meses)
Incluído (Google Docs, Sheets, etc.)
CUSTO ANUAL TOTAL
R$ 2.228,00
R$ 2.016,00
R$ 1.824,00
Nota Importante: O custo do servidor (Windows Server + SQL) não está incluído nesta tabela. A recomendação principal é migrar o banco de dados para um serviço como o Azure SQL (a partir de ~$5/mês) para eliminar esse custo separadamente, independentemente do cenário de e-mail escolhido.
Análise Detalhada das Opções
Cenário 1: Hospedagem Plesk + Microsoft 365
Combina a hospedagem de e-mail na sua estrutura com as ferramentas Office que a equipe já conhece.
Vantagens: Mantém o uso do Microsoft Office (versões web/mobile), que a equipe já domina. O gerenciamento do e-mail é centralizado com você.
Desvantagens: O suporte para e-mail não é especializado como o de um provedor dedicado. Custo anual intermediário.
Cenário 2: Zoho Mail + Microsoft 365
Combina um serviço de e-mail profissional de baixo custo com as ferramentas do Microsoft Office.
Vantagens: E-mail com suporte dedicado e plataforma robusta. Mantém o uso do Microsoft Office. Custo anual competitivo.
Desvantagens: Gerenciamento de dois fornecedores diferentes (Zoho para e-mail, Microsoft para Office).
Cenário 3: Google Workspace
Solução "tudo-em-um" que resolve e-mail e produtividade em um único pacote.
Vantagens:Menor custo anual total. Tudo integrado em um só lugar (e-mail, documentos, planilhas, agenda). Plataforma extremamente confiável e com suporte profissional.
Desvantagens: A equipe precisará se adaptar ao Google Docs/Sheets em vez do Microsoft Office. A compatibilidade com arquivos `.docx` e `.xlsx` complexos pode não ser 100% perfeita.
Licenciamento de Software (Windows e Office)
Windows 10 (Home Office): As licenças são vitalícias. Não há necessidade de renovação ou preocupação com cobranças futuras.
Office 365: É um serviço de assinatura. Com a expiração da parceria, o acesso aos aplicativos será bloqueado. É necessário contratar uma nova solução (como as propostas acima).
Windows Server 2019 e SQL Server 2019: Estão em risco de licenciamento. A melhor solução é migrar o banco de dados para a nuvem (Azure SQL) e desativar o servidor para eliminar o risco e o custo.
Plano de Ação para o Servidor
O maior custo e complexidade está no servidor. A estratégia é desativá-lo o mais rápido possível.
Análise da Aplicação: Entender como a aplicação e o SQL Server alimentam o site "OFFICE".
Migração para Azure SQL: Mover o banco de dados para o Azure SQL Database (PaaS - Plataforma como Serviço).
Ajuste do Site: Configurar o site para se conectar ao novo banco de dados na nuvem.
Desativação: Desligar o servidor Windows Server 2019 e SQL Server 2019, eliminando o custo de hardware e o risco de licenciamento.